Membership Eligibility and Application

メンバーシップの資格と申請

 
Q. Who can become a member?
Q.誰が会員になれますか?

 

A. 

Anyone who is interested in the goals of the VJLS-JH and wants to participate in the selection of the Board of Directors and/or serve as a Director, and who is over 16 years old and a resident of British Columbia, and is willing to pay the membership dues can apply to become a member. The 2020 membership application is here (MS Word format) and collects the necessary information and signature. Employees and contractors cannot become members but can serve on committees and in other capacities.

Members commit to uphold the Constitution, Bylaws, policies, codes of conduct and the mission of VJLS-JH.

 

A.

VJLS-JHのゴールに興味を持ち、理事会員の選任に参加したい又は理事を務めたいという意志がある方。

そして16歳以上でBC州に在住しており、メンバーシップ料金をお支払いいただければ会員になれます。

メンバーシップの申請はこちらで、必要な情報と署名を登録いただけます。

従業員又は契約者は会員にはなれませんが、委員会(コミティー)に参加することなどはできます。

会員は本団体の憲章、会則、規約、行動規範、そして基本理念(ミッション)の為に尽力します。

 


Membership Rights and Obligations

会員のメンバーシップの権利と義務

 
What rights do Members have?
会員はどんな権利を持っていますか?

 

A.

Members have the right to attend and vote at general meetings, and to nominate and vote for directors, and to be nominated and elected as a director.

Members can also requisition a General Meeting by collecting signatures of 10% of the membership on a petition. They can also propose items to be placed on the agenda of General Meetings by creating petitions requiring 5% of the members to join with them to petition the Board.

Members can arrange to inspect documentation including financial reports and minutes that relate to the general meetings.

A condition of membership is that every member also be allowed to obtain a list of the other members and their contact information for these purposes.

There is a chart comparing the benefits rights and obligations of members, donors, and other stakeholders here.

 

A.

会員は総会に参加し、投票することができます。また理事を推薦し投票することができ、また、会員自身が推薦されて、理事に選任する事もできます。

会員はメンバーシップの10%の署名を集めることで、総会を要求することができます。

さらに、メンバーシップの5%の署名を集めることで、総会の議題の項目を追加することを理事会に請求できます。

会員は財務報告や議事録など、総会に関する記録を査察することができます。

会員になる条件として、総会招集を目的とする為には、会員同士が会員全員のリストと連絡先を入手できることを許可することになります。

会員、寄贈者、その他の利害関係者の権利と義務が比較は、わかりやすくこちらに表示されています。

 


Rules of Order

議会進行規則

 

Robert’s Rules of Order as applied to boards of less than 12 people are used for meetings: https://www.boardeffect.com/blog/roberts-rules-of-order-cheat-sheet/

 

12人以下の理事会によるロバート議事法が総会で採用されます。詳しくはこちらを参考にしてください。

http://www.yjc.yokohama-jc.or.jp/2017/2016/support/robertsrulesoforder/index.html

 


Electronic Meeting Procedures & Guidelines

電子会議の手順

(Japanese text follows below)

We have prepared detailed guidelines and procedures to hold Electronic Meetings. This applies for this Extraordinary General Meeting (EGM).

Zoom

The meeting will be conducted by Zoom, an online tool that allows for video meetings. For more information on how to download and setup Zoom, please visit this page for instructions. Once you have downloaded and setup your Zoom Account, you are prepared to participate. Please plan to connect to the online meeting 15-30 minutes in advance of the start-time to ensure that we can resolve any technical difficulties that arise.

Formal Notice to Members

The EGM/AGM notice is issued to members a minimum of two weeks in advance of the meeting date by email using the MailChimp Platform.  The Executive Director (ED) and Secretary manage the list of current active members and their emails. The Email Notice contains:

  1. An RSVP link (see details below);
  2. The purpose/business of the meeting;
  3. Any Resolutions or Special Resolutions that are to be voted upon;
  4. Any supporting documents, information, etc. This information or package is developed by the Board and the Governance Committee and is uploaded to the website by the ED or Board Secretary;
  5. How to cast an electronic vote (see below under Electronic Voting Procedures)

 

RSVP and Registration

Following is a description of the RSVP/registration process.  The ED oversees this process in partnership with the Board Governance Committee.

  1. Individuals who RSVP are confirmed to be current active members.
  2. Confirmed Individuals will receive an email with a link to register with our zoom page.
  3. Once registered, you will receive an email with a zoom link to the meeting.

 

On the Meeting Date

Registered Members join through their Zoom link 15-30 minutes in advance of the scheduled start time. Following is a detailed description of the process:

  1. Members will wait in the waiting room until the Host admits them. (The Host is the ED.) When you join the call, please ensure that your display name matches the name used to purchase your membership. If a different name is displayed, you can click the three dots in the right-hand corner of your video screen to change your name.
  2. 15 minutes prior to the meeting start time, the Host will ensure that names are accurately spelled.
  3. At the start time, the Board Chair will call the meeting to order and note the time.
  4. The Host will begin recording the EGM/AGM and the Chair will notify the members that the meeting will be recorded.
  5. The Chair will ask all members to type their full name into the chat. This ensures that all understand the function and is an additional attendance confirmation.
  6. The Chair will inform the attendees of the Voting Format (see Electronic Voting Procedures below for more details).
  7. A member of the Board Governance Committee will be designated to conduct the following business of the meeting:
    1. Confirm that proper notice was given to the members of the EGM/AGM
    2. Communicate the number of members required for quorum
    3. Assist the Host to tally the number of voting members communicating through private messaging.
    4. Double-check the voting member attendance number and determine if quorum is met and communicate the results to the Host and Chair.
  8. For AGM/EGM managing procedures, Robert’s Rules of Order are used. Adapted Robert’s Rules of Order for Non-profits will be used. 
  9. Members are encouraged to place any comments or questions in the chat box. The Host will monitor the chat box to ensure that any pertinent questions are brought to the Chair’s attention. Remember that as a Special Resolution there are no amendments allowed as the members have seen this and determined whether to attend, or registered their vote in advance, based on the Resolution that was sent.
  10. For Special Resolutions following are details of the process:
    1. The Chair presents the Resolution and will have it read aloud.
    2. The Chair requests a seconder for the motion to approved the Resolution from the membership.
    3. Once a member has typed “I second” followed by their full name in the chat window, the Chair calls for a vote and asks those who wish to support the resolution to type “In favour” followed by their name into the chat. The Chair will then ask those who are not in favour to type “Not in Favour” into the chat. The Host monitors the chat. 
    4. A vote of 2/3 of the members present or who voted by post or email is required for the Special Resolution to pass.
    5. The Host will have determined the vote counts from advanced ballots with the scrutineers prior to the meeting.
    6. The Host will tally the complete vote and confirm to the Chair whether the Special Resolution has passed or not.
  11. After completing the business of the meeting, the Chair will adjourn the meeting and declare the meeting to be adjourned until the next EGM/AGM.
  12. The Host stops the recording of the meeting and ends the Zoom session.

 

For further information on the content of the AGM/EGM, please refer to 3.12 of the 2016 bylaws and 5.1 of the 2020 bylaws.

 

電子会議の手順及びガイドライン

電子会議の開催に関する詳しいガイドラインと手順を作成しました。これは今回の臨時総会 (EGM) に適用されます。

Zoom

総会は、ビデオ会議オンラインツールの Zoom を使って開催されます。Zoom のダウンロードとセットアップの方法は、このページを参照してください。ダウンロードして Zoom アカウントを設定したら、参加の準備完了です。開始時刻の 15 ~ 30 分前にはオンライン会議に接続し、技術的な問題が発生した場合に解決できるようにしておきます。

会員への正式通知

EGM/AGM の通知は、MailChimp プラットフォームを利用して、総会の日の最低 2 週間前までにEメールでメンバーに送信されます。エグゼクティブディレクター (ED) と書記が、現在の有効メンバーとEメールアドレスのリストを管理します。Eメールによる通知の内容は次のとおりです。

  1. RSVP リンク (詳細は下記参照)
  2. 採決する決議案又は特別決議案
  3. 関係文書、情報など。この情報パッケージは理事会及びガバナンス委員会が作成し、ED 又は理事会書記がウェブサイトにアップロードします。
  4. 電子投票の仕方 (下記の「電子投票の手順」の説明を参照)

RSVP 及び登録

次に、RSVP/登録のプロセスを説明します。ED が理事会ガバナンス委員会と共同でこのプロセスを監督します。

  1. RSVP を行った人が現在有効メンバーであることを確認する。
  2. メンバーとして確認されたら、Zoom ページの登録用リンクをEメールで受け取る。
  3. 登録が完了したら、会議用の Zoom リンクをEメールで受け取る。

総会当日

登録したメンバーは、開始予定時刻の 15 ~ 30 分前に Zoom リンクから参加します。次に、当日の流れを説明します。

  1. メンバーは、ホストが入室を許可するまでウェイティングルームで待機します。(ホストは ED です。) 会議に参加する際、表示される名前がメンバーシップ取得時の名前と一致するようにしてください。もし表示名が異なる場合、ビデオ画面の右の角にある 3 つのドットをクリックして、名前を変更できます。
  2. 総会開始 15 分前に、ホストは参加者の名前が正しく表示されていることを確認します。
  3. 開始時に、理事会議長が総会を招集し、開始時刻を記録します。
  4. ホストが EGM/AGM の録画を開始し、議長は総会が録画されている旨、会員に通知します。
  5. 議長が、出席会員全員にフルネームをチャットにタイプするよう要請します。これで、全員がその機能について理解していることを確認し、また出席の確認ももう一度行えます。
  6. 議長が、参加者に投票方式 (詳細は下記の「電子投票の手順」を参照) について通知します。
  7. 理事会ガバナンス委員会会員の一人が、以下の要件を行うために指名されます。
    1. EGM/AGM の通知がメンバーに対して適切に行われたことを確認する。
    2. 定足数に必要なメンバー数を通知する。
    3. ホストによる投票メンバー数の集計をプライベートメッセージで支援する。
    4. 投票メンバー出席数をダブルクリックして、定足数が満たされたかどうか判断し、ホスト及び議長にその結果を通知する。
  8. AGM/EGM の運営手続きには、ロバート議事法が採用されます。非営利団体専用に適用されたロバート議事法を使用します。
  9. メンバーは、チャットボックスにコメントや質問をタイプすることを勧められます。ホストは、適切な質問が議長の目に留まるようチャットボックスをモニターします。メンバーは、事前に送信された決議案を読み、それを基に総会への出欠を決定した又は投票を事前に済ませているため、特別決議案の変更は一切許されないことに注意してください。
  10. 特別決議案に関する一連の流れは次のとおりです。
    1. 議長が決議案を提示、音読します。
    2. 議長が議決案承認動議の賛成者をメンバーシップから募ります。
    3. メンバーの一人が、チャットボックスに「賛成します」 (“I second”) という文言と、自分のフルネームを続けてタイプしたら、議長により評決が要求され、決議案に賛成する出席者は、チャットに「賛成」 (“In favour”) という文言と、自分の名前を続けてタイプするよう求められます。次に、議長により、賛同しない出席者は、チャットに「反対」 (“No in Favour”) という文言をタイプするよう求められます。ホストはチャットをモニターします。
    4. 出席メンバー又はEメールで投票したメンバーの 3 分の 2 以上の票が、特別決議案の可決に必要です。
    5. 事前投票数の確認は、ホストが総会前に投票検査人と共に行っています。
    6. ホストにより、最終票数が集計され、特別決議案が可決されたかどうかを議長に確認します。
  11. 議事終了後、議長により総会が閉会され、次回の EGM/AGM までの総会の休会が宣言されます。
  12. ホストが総会の録画を停止し、Zoom 会議を終了します。

AGM/EGM の内容に関する詳細は、2016 年会則第 3.12 条及び 2020 年会則第 5.1 条を参照してください。

 


Electronic Voting Procedures

電子投票の手順

Electronic Voting Procedures

If you are attending the meeting:

During an Extraordinary General Meeting, there will be Resolutions presented to the Membership for approval. All Resolutions will be presented in the formal notice of the meeting. 

In order for members to vote, each motion made for the approval of a Resolution will need to be seconded. When the Chair asks for a member to second a motion, any member may do so by typing “I second,” along with their full name in the chat window.

Once a seconder has been identified, the Chair will call the vote and ask for all of those who are in favour of the resolution to type “In Favour” followed by their full name into the chat window. The Chair will then ask for all of those who are not in favour of the resolution to type “Not in Favour” followed by their name. These votes will be recorded and tabulated by the scrutineers.

Based on the number of members who have voted in favour of the resolution, and those who have cast an advance vote, the scrutineers will announce whether the resolution has passed. If at any time during the meeting you have questions, or want to make a comment, please feel free to use the chat window function. 

If you are unable to attend the meeting:

You may cast your vote electronically by email during the period beginning with the notice two weeks prior to the meeting and ending four hours prior to the meeting start time in order to confirm membership status. You will reply to the notice stating whether you vote in favour of or against the Resolution.

 VOTE COUNTING

The Board will appoint two non-members as scrutineers to conduct the vote counting process.  The scrutineers will compile all the votes received (either by email or post) 4 hours prior to the EGM/AGM set time and date.  The scrutineers will count and double-check the advance votes in those 4 hours prior to the meeting start with a summary of the votes to have ready to add to the meeting count. 

For the votes cast during the meeting, using the consent motion format, the scrutineers will work in tandem to tabulate the votes as per the meeting registration list and the indicated ‘NO’ votes in the chat. 

Once tabulated and checked, the scrutineers will confirm to the Chair whether the Ordinary or Special Resolution has passed or not.  The scrutineers will oversee that the proper documentation is signed off/co-checked and filed. 

Proxy Voting

In order to submit your vote by proxy, please follow the procedure from our 2016 bylaws:

‘A Proxy shall be in writing under the hand of the member. A Proxy authority, if any, under which it is signed or a notarially certified copy thereof shall be deposited with the secretary of the Society not less than 4 hours before the time for holding the meeting.’

The Proxy form can be found here (MS Word format)

 

電子投票の手順

総会に出席する場合

臨時総会中、メンバーシップの承認を求める決議案が提示されます。すべての決議案は総会の正式通知に示されます。

メンバーが投票するには、決議案の承認を求める各動議が支持されることが必要です。議長により、動議に対する賛同がメンバーに求められたら、どのメンバーでも「賛成します」 (“I second”) という文言と自分のフルネームをチャットウィンドウにタイプすることができます。

賛成者が特定されたら、議長により評決が求められ、決議案に賛成する出席者はすべて、チャットウィンドウに「賛成」 (“In favour”) という文言に続けて自分のフルネームをタイプするよう求められます。次に議長は、賛成しない出席者すべてに、「反対」 (“No in Favour”) という文言に続けて自分の名前をタイプするよう求めます。これらの票は投票検査人により記録、集計されます。

決議案に賛成票を投じたメンバー数及び事前投票者数に基づき、投票検査人が決議案の可決・否決を発表します。総会中、質問やコメントがある場合、自由にチャットウィンドウ機能を使ってください。

 

総会に出席できない場合

Eメールによる電子投票を行うことができます。これは、メンバー資格確認のため、総会 2 週間前の通知から総会開始 4 時間前までの期間中に行うことが必要です。決議案に賛成又は反対の旨を、通知に対する返信で表明してください。

 

総会に参加できない方:

総会の二週間前から総会の4時間前までの期間にメンバーシップ有効の確認の上、Eメールにて投票することができます。決議案に賛成または反対かを通知に記入にて返信できます。

 

開票

理事会は、二名の非メンバーを投票検査人に任命し開票作業を行います。検査人は、EGM/AGM の設定日時の 4 時間前に、(Eメールで) 受け取ったすべての票をまとめます。総会開始までの 4 時間の間に、検査人により事前投票数の計算と再確認が行われ、総会での投票数に追加できるよう投票数の集計が用意されます。

総会中の投票は、同意動議方式を使用して、検査人が共同で総会登録者リストに従って投票数とチャットの「反対」票数を計算します。

集計と確認が終わったら、投票検査人は普通又は特別決議案の可決・否決を議長に確認します。検査人は、適切な文書の署名又は共同確認及びその登録を監督します。

 

代理投

委任状による投票をご希望の場合は、現行バイローの手続きに従ってください。

 

”委任状は、会員の手書きの書面であることが必須です。署名済み委任状または公証人の署名がある委任状がある場合は、会議開催時間の4時間前までに会議秘書に提出しなければなりません。”

 

委任状フォームはこちら

 


Annual General Meetings

年次総会

Q. What is their purpose?

Q. 年次総会の目的はなんですか?

 

A.

General Meeting is held at least once a year for members to vote on directors and to be informed on financial statements and report of the auditor.  If there are any special resolutions requested from members or any business required by law or act, members can vote at the meeting.

 

Q. How is it called and what notice is given?

Q.年次総会はどうやって開催され、告示はどのようにされますか?

 

A.

General meeting can be held in person or electronically. The notice of the place, date, time and special resolutions (if any) will be given to all members not less than 2 weeks and no more than 60 days prior to the meeting date.

 

Q. What is on an agenda of an AGM?

Q.年次総会の議題は何ですか?

 

A.

The agenda of general meeting is as follows:

  1. Adoption of the agenda;
  2. Approval of the minutes from the previous annual general meeting and any extra ordinary general meeting held since the previous annual meeting;
  3. Consideration of the financial statements and the report of the auditor, if any;
  4. The election of directors; and
  5. Such other business, if any, required by the Act or at law to be considered at an annual general meeting.

If any special resolutions are requested by members, these can be added to the agenda.  Also board can add items in the agenda.

 

A.

年次総会の議題は、次のとおりです。

  • 議題の採択
  • 前回の年次総会及び前回の年次総会以降に開催された臨時総会の議事録の承認
  • 財務諸表及び監査人の報告書がある場合は、それを考慮します。
  • 理事の選出 そして
  • 法律または法律で年次総会での検討が必要とされるその他の事項

特別な決議が、会員によって要求された場合、これらは議題に追加できます。

また、理事会も議題に事項を追加できます。

 

 


Extraordinary General Meetings

臨時総会

 

Q. What is its purpose?

Q. 臨時総会の目的はなんですか?

 

A.

The purpose of Extra Ordinary Meetings is to address special resolutions that are time sensitive.

 

A.

臨時総会の目的は、時間に制約のある特別決議案に取り組むことです。

 

 

Q. How are they called and what notice is given?

Q. 臨時総会はどうやって開催され、告示はどのようにされますか?

 

A.

Extraordinary General Meeting are called by a Chair, Board resolution or members. The notice is the same as Annual General Meeting.  The place, date, time and special resolutions (if any) will be given to all members not less than 2 weeks and no more than 60 days prior to the meeting date.

 

A.

臨時総会は、議長、理事会決議案決議の為、または会員によって招集されます。通知は年次総会と同様です。場所、日時、特別決議案は、会議の2週間以上60日前までにすべての会員に通知されます。

 

 

Q. What is on an agenda of an EGM

Q.臨時総会の議題は何ですか?

 

A.

Because the purpose of having Extraordinary General Meeting is to vote on special resolutions, the agenda is simpler as follows:

  1. Adoption of the agenda;
  2. Special resolutions.

 

臨時総会を開催する目的は、特別決議に投票することであるため、議題は以下のように簡潔です。

  • 議題の採択
  • 特別決議。


 


Special Resolutions

特別決議案

 

Q. What are Special Resolutions?

Q.特別決議案とはなんですか?

 

A.

Resolutions that address the fundamental purposes or the bylaws of the organization, or the composition of the board of directors, require a 2/3 vote of the members in attendance of a duly convened general meeting. The resolution must be specified fully in the general meeting agenda and notice of at least two weeks must be given.

Special resolutions cannot be amended at the general meeting. They cannot be raised from the floor. This is so that all members are aware in advance of special resolutions and can determine their intention to attend and vote, as well as obtain further information should they desire.

 

A.

基本的な事業目的や団体の会則、理事の構成などの問題に対処することを目的とし、正式に開催された総会の参加者の2/3以上の会員の投票によって決議されます。

決議の内容は総会の議題に十分に特定され、最低でも二週間の告示が必要です。

特別決議は総会で修正することはできません。議会の参加者がその場で提案することもできません。

このようにすることで、会員全員が特別決議を事前に知り、総会に参加、投票するかどうか判断する為、またさらに詳しい情報が必要かどうかを判断する為です。

 


General Resolutions

普通決議案

 

Q. What are general resolutions?

Q.般決議案とは何ですか?

 

A.

Any other resolution that is on the agenda of the general meeting; or raised from the floor in accordance with the Rules of Order; can be voted upon and a simple majority of the members in attendance at the duly convened general meeting can pass the resolution.

 

A.

般決議案とは、総会の議題以外に提示された議題または、議会規則に従って参加者がその総会の場で提示した議案のことであり、正式に開催された総会の参加者の多数決投票により決議される事ができます。

 


Board of Directors

理事会

 

Q. Who can be a director?

Q. 誰が理事になれますか。

 

A.

Any member who is in good standing, is over 18 years old, hasn’t been found to be incapable of managing their own affairs, is not bankrupt, hasn’t been convicted offence and passes criminal check can become a director.

 

有効会員であり、18歳以上であること、自己状態管理が良好で、破産事実がない、有罪判決を受けたことがない、そして犯罪記録がない会員が理事になれます。

 

Q. How to nominate a director?

Q.どうすれば理事の推薦ができますか。

 

A.

A nomination must be made in writing in a form established by the Board of the Society. The application form is here (MS Word format). The nomination needs signatures from 2 nominating members and a member can’t nominate more nominees than 11 members as the number of directors must be between 5 and 11.  Nomination must be submitted in advance of the election and is not permitted from the floor at a General Meeting.

 

A.

理事の推薦は、本団体の理事会が定めた形式で、書面により行われなければなりません。申請書はこちらです。推薦には、2名の推薦者が必要であり、理事会定員は5人から11人であるため、一人の会員が11人以上推薦することはできません。

推薦書は、選挙の事前に提出する必要があり、当日その場にて会場より推薦することはできません。

 

Q. How to elect directors?

Q2.理事の投票方法はどのようになっていますか?

 

A.

No vote will be required if less than 12 are nominated.  Directors will then be elected by acclamation.

If there are more than 12 nominees, the election of directors will take place at the General Meeting and by advance and/or electronic voting. The voting by members will be by secret ballot and the nominees receiving most votes will be elected.

 

A.

推薦された理事候補が12人未満であれば、投票は不要で候補者全員が選出されます。

候補者が12名以上である場合、理事の選出は、総会選挙が行われ、(るか、又は)電子投票が事前に行われます。

選挙は、匿名投票で、一番多く票を取った候補者が選出されます。

 

 


Director Rights and Obligations

理事の権利と義務

 

See the complete Board Policies here. The following foundation board policies express the nature of the approach to governing by the board.

 

理事会規約の全文はこちらです。以下の理事会規約の基礎は理事会による運営方法の本質を示しています。

 

Q. What is the purpose of the Board?

Q.理事会の目的はなんですか?

 

A.

The purpose of the Board is to act as the governing body responsible for overseeing the activities of the society so that it achieves what it should and avoids unacceptable actions and situations.

 

A.

理事会の目的は団体の活動を監視することにより、達成すべき目標を達成し、容認できない活動や状況を回避する責任があります。

 

Q. What is the Governing Style?

Q.運営の様式は何ですか。

 

 A.

The board is focused on outward vision and the impact of the organization; at the same time they also ensure internal accountability and clarity of goals to ensure that success is achieved.  To archive this, the Board must govern the society with following considerations:

 

  1. Encouragement of diversity in viewpoints;
  2. Strategic leadership more than administrative detail;
  3. Clear distinction of Board, Chair and Executive Director roles;
  4. Collective rather than individual decisions;
  5. Focus on the future rather than the past or present; and
  6. Emphasis on proactivity rather than reactivity.

 

A.

理事会は対外的な視点と、それに対する団体への影響に集中しなければなりません。そして内部への責任、目標の明解化により成功が達成される事を重視する必要があります。これらを達成する為、理事会は団体の運営に当たり、以下の項目に配慮する必要があります。

a.多様な視点の奨励、

b.運営上の詳細ではなく戦略上の指導、

c.理事会、理事長、エグゼクティブ・ディレクターの役割を明確化、

d.個人ではなく共同体として決断、

  1. 過去や現在ではなく未来、そして
  2. 後手後手の対応ではなく先手を打って対策することを重視することです。

 

  1. What is the role of the Board?
  2. 理事会の役割は何ですか。

 

A.
The Board will direct, control, and inspire the society through careful establishment of broad written policies reflecting the Board’s values and perspectives about ends to be achieved and means to be avoided. The Board’s policy focus will be on the intended long-term effects outside the society, not on the administrative or programmatic means of attaining those effects.

 

The Board will enforce upon itself whatever discipline is needed to govern with excellence. Discipline will apply to matters such as attendance, preparation for meetings, policy-making principles, respect of roles, and ensuring continuance of governance capability. The Board will observe its governance process policies scrupulously. The Board can change its governance process policies upon careful consideration.

 

理事会は手段ではなく、目的達成の為の理事会の価値や考え方を反映した、理事会規約を慎重に成立し、団体を指導、管理、そして激励します。理事会規約は団体の長期的戦略にの為にあり、その結果を得るための事務的、又はプログラム的な手段には焦点を当てません。

 

また理事会はいかなる規律を用いてでも、優れた運営を施行する必要があります。規律には、会議等の出席や準備、規約憲章の原理、役割の尊重、そして運営能力継続の保証、などが当てはまります。理事会は運営過程の規約を周到に監視します。理事会は運営過程の規約を慎重な検討により変更することができます。

 

Q. What are the other obligations of Board Members?

Q. 理事会員の義務は何ですか。

 

A.

Board members agree to uphold the Constitution, which outlines the purposes of the VJLS-JH, and to obey the bylaws. They are to have no undeclared conflicts of interest; and are not to make personal gain from their work as a director, either directly or indirectly.

They understand that they have no individual authority unless it is specifically allocated by the board through a resolution or through bylaws or policies. All of the activity of the Board Members is with the intention to convene the board, make decisions, and communicate them to the members or the E.D. with one voice. Though differing points of view are welcome around the board table, once a decision is made, each board member must support the decision wholeheartedly. Of course, this is after participating fully in the conversation, and asking for clarification, information, expert advice, proposals, and any of the other tools used to make informed and wise decisions.

 

Board members also may act as volunteers in other roles at the organization but then set aside their board role and authority and are subject to the same rights and obligations as any other volunteer.

 

Board members benefit from their role solely because they have an interest in the cause and work to ensure that the organization is successful in achieving a better world. There are also intrinsic rewards based on creating a successful working relationship with directors, members and others in the community who recognize their contribution. In more concrete ways, directors may make reference to their successful board work in applying for other positions, and their status as a builder and collaborator is recognized broadly.

 

A.

理事はVJLS-JHの目的の概要を示し、会則に従う憲章を維持することに同意します。また理事感員は直接的、または間接的に申告していない利益相反がなく、理事として個人的な利益を得ないことです。

 

理事は理事会から特別に決議されるか、規約や会則により指定されない限り、個人の権限はありません。 理事の活動は理事会にて決断を下し、その結果を会員やエグゼクティブ・ディレクターに一つの意見として伝える事です。会議中の理事同士の意見の相違は歓迎されますが、一度決断が下されれば、理事は理事会の決断を誠心誠意支持しなければなりません。もちろんこれは、賢明で、知識のある判断ができるように、会議中の会話に参加し、問題を明確にするために質問し、情報を求め、専門家の助言や提案などの後で行われます。

 

理事は団体のボランティアとして活動することも出来ますが、ボランティアの時は、他のボランティアメンバーと同じ役割と、権限を持っており、理事である役割を果たす事や権限を使うことは出来ません。

 

理事の利益は、結果を生み出す理由に興味を持ち、団体がより良い世界の為に成功を達成する事のみです。これらは理事同士、会員、そして理事の寄与を認知する他のコミュニティーなど、良い仕事上の関係を構築した結果による報酬でもあります。もっと具体的には、理事は自身の地位を持って成功した理事の活動を参照し、団体を発展させる人として、協力者として、広く認知されます。

 


Officers of the Board

役員理事

 

Q. Who are the officers of the board and what are their duties?

Q. 理事会の役員は誰ですか、また、その役割義務は何ですか。

 

 

A.

Officers of the Board consist of Chair, Vice Chair, Secretary and Treasurer.

The Chair supervise the other officers in the execution of their duties and preside at all meetings of the Society and of the Board.  The Vice-Chair assists the Chair and in the absence of the Chair, performs those duties. The Secretary is generally responsible for record-keeping such as notices, minutes, and custody of all records and documents.  The Secretary also maintains member registration and conduct correspondence of the society.  The Treasurer is responsible for financial records, reports and returns, including books of account and rendering of financial statements to the Directors, Members and others when required. Officers have the responsibility to ensure these tasks are completed but they may do so by delegating them, such as to the Executive Director, or an accountant or auditor and supervising that work

 

A.

理事会の役員は、理事長、副理事長、書記、財務会計担当者です。

理事長は、他の役員の職務の執行を監督し、本団体と理事会の全ての会議の議長を務めます。

副理事長は、理事長を補佐し理事長が不在の場合にそれらの職務を遂行します。

書記は、通常、すべての記録と文書の通知、議事録の管理を担当します。また、書記は、会員の登録管理を維持し、本団体通信を担います。

財務会計担当者は、会計簿記を含む財務書記録、報告、返却および必要に応じて理やく事、会員などへの財務書表の提出に責任を負います。

役員は、これらの職務が確実に完了するようにする責任がありますが、エグゼクティブ・ディレクター、会計士、監査人などに委託し、その作業を監督することにより職務を完了することもできます。

 

 


Committees

委員会

Q. What is a Board Committee?

Q. 理事委員会とは何ですか。

 

A.

Board Committees are created by a board resolution. They are required to have terms of reference which outline who may serve on the committee (can be directors, members, stakeholders , experts, etc.) and how they may apply or be appointed, how much authority the committee has, who will chair it (usually a director) and any other relevant constraints. The terms should also state whether this is a standing committee (such as a Finance Committee, for example) that continues without an end date, or an ad hoc, or project, committee that ends when the specific work is done (such as an E.D. Hiring Committee). The terms also deal with how often the committee meets, its budget, if any, and other practical matters.

 

A.

理事委員会は理事会の決議案によって設置されます。誰が委員会に参加できるのか(理事、会員、利害関係者、専門家など)、どのようにして申請するのか、又は任命されるのか、どのような権限を持っているのか、誰が委員会長となるのか(通常は理事がなる)、などの制約を明確にした責務内容を作成する必要があります。責務内容には常任委員会(財務委員会など)のように、期限のない委員会なのか、プロジェクトや臨時委員会のように特別な職務が終わると終了する委員会(エグゼクティブ・ディレクター雇用委員会など)なのかも記されています。またどのくらいの頻度で会議が行われるか、(あれば)予算等、事務的な内容も責務内容に含まれています。

 

Q. What is an Operational Committee?

Q. 職員委員会とは何ですか。

 

A.

Operational Committees are created by either a board resolution or by the Executive Director. They are required to have terms of reference which outline who may serve on the committee (can be directors, members, stakeholders , experts, etc.) and how they may apply or be appointed, how much authority the committee has, who will chair it (usually the E.D. or a staff member) and any other relevant constraints. The terms should also state whether this is a standing committee (such as an Education Committee, for example) that continues without an end date, or an ad hoc, or project, committee that ends when the specific work is done (such as a Golf Tournament Committee). The terms also deal with how often the committee meets, its budget, if any, and other practical matters.

 

A.

職員委員会は理事会の決議案、又はエグゼクティブ・ディレクターによって設置されます。誰が委員会に参加できるのか(理事、会員、利害関係者、専門家など)、どのようにして申請するのか、又は任命されるのか、どのような権限を持っているのか、誰が委員会長となるのか(通常はエグゼクティブ・ディレクター又は職員がなる)、などの制約を明確にした責務内容を作成する必要があります。責務内容には常任委員会(教育委員会など)のように、期限のない委員会なのか、プロジェクトや臨時委員会のように特別な職務が終わると終了する委員会(ゴルフトーナメント委員会など)なのかも記されています。またどのくらいの頻度で会議が行われるか、(あれば)予算等、事務的な内容も責務内容に含まれています。

 

Q. How can people participate meaningfully beyond Membership?

Q. 会員になる以上に有意義に参加するにはどうすればいいですか。

 

A.

Though almost anyone can become a member, Non-Members are still very much a part of the structure of the VJLS-JH. Persons who do not wish to be involved in the overarching governance may find that their interests lie in supporting the various programs and activities that the organization undertakes. They may also want to donate funds to the organization in support of its goals. A chart of benefits for members and non-member stakeholder groups can be found here.

Non-Member Stakeholder Groups

Donors

Donors provide funding and are issued a charitable tax receipt for donations over $20. Special events may be held specifically for them, and there may be particular communications made that are specific to fundraising, and to thank them and inform them of their impact.

Staff/Faculty

Staff persons participate actively every day in achieving the goals of the organization. They also can serve as committee members, subject to the terms of reference, and also can volunteer with the understanding that they are subject to the same constraints as other volunteers. Staff persons are not required to volunteer.

Students

Students can be members, donors, committee members and volunteers, and are subject to the same constraints as any other in these roles.

Parents/Guardians

Parents/Guardians can be members, donors, committee members and volunteers, and are subject to the same constraints as any other in these roles. Some committees may require parent representation.

Community supporter

A Community supporter is one who supports the organization through many different means/avenues.  This group includes alumni (former students), and generally anyone who is interested in the mission, purpose, programs, events, etc. 

 

Volunteers are a part of several or all of the stakeholder groups. Volunteers are very welcome! They agree to their roles, authority, supervision, and the code of conduct. There are many kinds of volunteers including: students, families, Directors and Committee members.

Committee members

Committees may include members and non-members as outlined in the Terms of Reference (TOR). Some committees may have members who contribute their expertise in that area (as in the TOR).

Directors

Directors are both members and volunteers. 

 

A.

ほぼ誰でも会員になることは可能ですが、非会員もバンクーバー日本語学校並びに日本人会館の構成員です。包括的なガバナンスに参加したくない方は団体が行う活動やプログラムのサポートに興味を持たれるかもしれません。また、団体に寄付して目的達成の援助をしたいとお考えかもしれません。会員または非会員のステークホルダーのグループを受けるベネフィットの説明するチャータがこちらを御覧ください

 

非会員のステークホルダーグループ

寄贈者

寄贈者は20ドル以上の資金提供をすることにより、慈善税の領収書を受け取る事ができます。また、寄贈者は特別なイベントを企画されたり、寄贈者のみに募金の連絡が伝達されたり、寄贈者の寄与とそれに対する団体への影響に感謝の意を伝えられる事もできます。

職員/教職員

職員/教職員は毎日団体の目標達成のため積極的に参加します。職員は責務内容に従うことにより、委員会に参加することができ、他のボランティアと同様の規制を守る事によってボランティアをすることもできます。職員/教職員のボランティア活動は必須ではありません。

生徒

生徒は同様の規制を守ることによって会員、寄贈者、委員会員、そしてボランティアになることができます。

保護者

保護者は同様の規制を守ることによって会員、寄贈者、委員会員、そしてボランティアになることができます。保護者代表の参加が必要な委員会もあります。

コミュニティー・サポーター

コミュニティー・サポーターとは、いろいろな方法、または手段を通して、組織をサポートするものです。一般的に言うと、これらのものはOB、過去の生徒たちを含め、組織のミッシン、目標、プログラーム、イベントなどに興味を持つものが入ります。

ボランティアたちはいくつかあるいは全てのステークホルダーのグループに属するかもしれません。ボランティアは大歓迎です。ボランティアの方は役割、権限、管理、そして行動規範に同意します。生徒たち、生徒の家族、理事、または委員会のメンバーを含め、ボランティアとはいろいろなタイプがあります。

委員会員

委員会の責務内容(Terms of Reference-TOR)の規制の上で、会員、又は非会員が委員会のメンバーになれます。その委員会の関わりあるエリア(TORの下で)で専門性を貢献するものがメンバーになります。

理事

理事とは会員又はボランテイーであります。