VJLS-JH 理事会候補者情報、手順と手続き

私たち理事会の参加にご関心をお寄せいただきましてありがとうございます。1906年から始まり、長年に亘り、1世紀以上続く、そして回復力ある私たちの歴史を誇りに思っております。当団体は、強く、献身なボランティア理事会員によって、運営されています。

目的
この資料は理事会ガバナンス方針と理事会決議に従い、会員候補者に必要な条件や推薦手順を概説しています。

推薦のための一般的背景(会員ベージに掲載されております)

近日、VJLS-JHはSocieties Act of British Columbiaに完全準拠したガバナンスに基づく構成に移行しました。以前のシステムに親しむ利害関係者には、この移行が完全に伝達されていない可能性もあることから、この概説を掲載しております。
2020年まで会員は、長期運営業務として、授業料/申請書などに縛られている状態でした。これは、一様に理解、申請されておらず、規則にも反映されていませんでした。新しく明確化されたガバナンス構成では、この申請/会員業務は運営業務とは分けられており、クラス受講やプログラム/イベントの参加するため、会員になるための必要条件ではなくなっています。プログラム/クラスの生徒/参加者と、組織の全体的なガバナンス、その規則、使命、委任者責任に関心を持つ団体会員は違うものと考えております。

理事会員についての概要
達成されるべき目的や、避けられるべき方法についての団体の重要性や、観点が反映されている書面での理事会方針を慎重に設定することで、理事会は組織を管理し影響を与えます。この理事会方針は、運営面ではなく、長期の全体的な懸念や影響に重きを置いています。運営(管理やプログラミング)は、長期的な懸念や影響に対処し、目的を達成するための手段です。
理事会は、卓越した統治に必要なあらゆる規律を自らに施行しています。規律は、会議の出席や準備、方針決定の原則、役割の尊重、ガバナンス能力継続の保証などの事項に適用されます。理事会はガバナンスプロセス方針に厳密に順守しています。理事会は、慎重な検討の元でガバナンスプロセス方針を変更することができます。

手順と手続き
ガバナンス委員会は、理事会と共に適任候補者を特定するためのプロセスを主導します。
上記概説されている適性に加え、以下の考慮事項がそのプロセスに適用されます。

  • 価値基準: 団体の規則や使命に対する候補者の取り組み、及び非営利事業の価値観と信念に対する候補者の取り組み
  • 戦略的目標: 戦略的計画プロセス、及び戦略的目標の達成において団体をサポートする候補者の取り組み
  • ダイバーシティ&インクルージョン: 意見、視点、経験の多様性は、目標達成のための理事会の能力を強化するという理事会方針1.2.6の団体声明に対する候補者の取り組み
  • 行動規範: 理事会方針の支持や特に1.5と1.5.14にある理事会員の行動規範に対する候補者の取り組み

理事会員方針一括案

定款(目的):

  1. 日本語と日本文化の学習を促進し助長すること
  2. 日本語と日本文化を学び理解するために十分な物理的設備と学術的指導を提供すること
  3. 多文化及び他言語の理解を促進すること
  4. 上記の全てを奨励する際に関心のある個人やグループを補助すること
  5. 上記いずれかに付随するその他の目的を追求すること

ミッション:
教育やイベントプログラミングを通して、日本語と文化の理解を全てのカナダ人に促進します。バンクーバーの日系コミュニティの歴史を積極的に支持し、他の多文化、近隣、国際団体と文化交流を促進します。
私たちの最終的な目的は、私たちの生徒と、より広い地域及び世界的コミュニティの間の異文化コミュニケーションと理解を強化し豊かにすることです。

規則: こちら

理事会方針: こちら

ダイバーシティ&インクルージョン声明:

VJLS-JHは包括性と敬意を重んじ、コミュニティー会員の民族的背景や文化、年齢、ジェンダーアイデンティティー、性的指向、社会経済的状況、身体的・精神的能力の全てを尊重、共感、支援します。私たちは、一体性を精力的に強める安全な文化を生み出すプログラムを利害関係者へ提供できるよう努めます。また、私たちが行う全ての業務の多様性を促進し尊重する、包括的な職場環境づくりを育むというコアバリューに献身する役割もあります。

1906年設立以降、日系カナダ人はたくさんの不当な扱いや差別に耐えてきました。私たちは、制度的人種差別と多世代に亘ってその影響を直に経験してきました。意味のある、永続的な文化的変革を構築しようと、より大きなコミュニティーと私たち職場での制度的人種差別の問題と向き合います。
私たちの最大の変化は、深い信念と、考えや気持ち、背景、経験の多様な組み合わせからきています。VJLS-JHでは、これらの価値観が繁栄するための場所を提供することにより、この変化を主導し促進しています。日系人会館は、繁栄のための自由な場所であり、他人の評価や慣習、信念を課せられることから解放される場所です。

公約と意志:これはまだ、進行中の旅の一部です。私たちの声明が目的と使命に沿い、コミュニティーが感じる具体的な行動を促進することを保証するのに必要な誠実さを、私たちは認識しています。私たちは団結し、全員のより良い未来のために取り組みます。この旅がさらに深まった時に、このページを更新します。利害関係者の方々には、この取り組みの支援と、私たちの公約と意志への支持をお願いいたします。
基本的資格
健全な状態にあり、18歳以上、自活し、破産者でなく、有罪判決を受けておらず、犯罪歴調査で問題がない全ての会員を候補として指名することができ、選出されると理事会員として務めることができます。
現在の規則により:
以下に該当する場合は資格が与えられません:

  • 裁判所に生活困窮状態であると認定されたもの
  • 破産者
  • 過去5年で詐欺行為を含む犯罪で有罪判決を受けたもの

全ての候補者は、理事会員として認定される前に必要な情報を提出し、犯罪歴調査を許可することにより上記を証明する必要があります。新会員フォームには必要なその他の情報(氏名、連絡先、年齢、居住地など)が含まれています。もし登録済会員で、そのフォームを提供していない場合には、フォームに記入し情報提供することをお勧めします。また、これは理事選挙候補者用紙にも掲載されています。

近日掲載された会員手順の通り、全ての補足資料をご確認ください。以下のリンクよりご覧いただけます。

候補者の申請とプロセス

こちら から理事会候補者用紙を記入し、governance@vjls-jh.comへ提出ください。

現在の規則により (4.4):
選挙 − 選挙は以下に準拠します:

  • 全ての会員が、選挙の候補者を推薦できる
  • 選挙は発声投票または無記名投票によって行われる
  • 当団体の職員を選出することはできない

プロセスの有効性:現在の規則では、推薦や選挙をどう進行するべきかについてのガイダンスは提供されていません。以前の年次総会ではプロセスに関して混乱があり、会員は、候補者の意志や資格に関する情報を得ることなく投票を求められていました。現規則の理事会の権限4.5で述べられている「理事会員は全ての権限を行使し、団体が遂行し実行できる全ての行為や事柄を行うことができる。」により、理事会は権限を与えられています。規則を支持し、規則に反しない方針を設定することは理事会の権限の一部であります。

候補者の情報を含む名簿を年次総会の2週間前に会員に配布するため、候補者推薦の期間は2021年1月18日正午から2021年2月1日正午までとします。
ガバナンス委員会が、申請書受領の通知、またはその他質問や追加の情報提供の依頼がある場合にご連絡します。ガバナンス委員会は、2021年2月8日またはその前後に通知される予定の年次総会の正式な通知と共に候補者名簿をお送りいたします。

ガバナンス、当団体に関する更なる情報については、こちらのページをご覧ください。質問等ございましたら、 governance@vjls-jh.comまでご連絡ください。

当団体への取り組みと献身に感謝申し上げます。
VJLS-JH理事会

参考書類:
1) 現在の規則
2) 理事会方針
3) ガバナンス組織表
4) 利害関係者グループ表
5) 現行規則の会員情報
6) ガバナンス視点での組織の歴史
7) 理事会員候補者用紙
8) ガバナンスページへのリンク